Medvetenheten kring hur personuppgifter får behandlas har blivit större och det finns många viktiga aspekter av GDPR att tänka på i rekryteringsprocesser där olika personuppgifter oundvikligen måste behandlas. Detta gäller inte minst vid juristrekrytering eftersom medvetenheten kring GDPR är hög bland jurister och felaktig hantering riskerar leda både till sanktionsavgifter och badwill.
Här är fem tips som hjälper dig GDPR-säkra din rekryteringsprocess!
Inför ett system där alla kandidater som funnits i systemet längre än till exempel ett år kontaktas för att stämma av om de vill fortsätta finnas där. Denna funktion finns i de flesta rekryteringssystem, till exempel TeamTailor. Undvik att ta emot CV:n via mejl och skippa det personliga brevet helt för att undvika att känsliga uppgifter lagras av misstag.
Var noga med att du vet vad du ska använda uppgifterna till och tänk på att uppgiftsbehandlingen ska vara proportionerlig till syftet med behandlingen. Försök ha i bakhuvudet: varför sparar vi det här? Är det förenligt med GDPR? Är det relevant för tjänsten vi rekryterar till? Kan det komma in känsliga personuppgifter i processen? Har vi interna rutiner för behandlingen av uppgifter? Uppfyller vår rekryteringsfirma GDPR-kraven och våra interna rutiner?
Detta gäller särskilt för bakgrundskontroller, där kanske ibland rentav irrelevanta uppgifter granskas, vilket kan anses oetiskt och kan dessutom stå i strid med GDPR. Tänk på att testresultat, kommentarer i ert rekryteringssystem, intervjureferat och bilder kan omfattas av GDPR och även utgöra känsliga personuppgifter.
Även om många företag inte behöver en DPO kan ni utse någon som ansvarar för regelefterlevnaden och som gör regelbundna kontroller för att se att era policys efterföljs. Många företag som hanterar mycket personuppgifter väljer att ha en Data Protection Manager som arbetar operativt med privacyfrågor, samtidigt som de outsourcar den granskande DPO-rollen till en extern konsult. Detta är fördelaktigt dels för att konsulten då är oberoende i förhållande till organisationen hon granskar, dels för att det ofta är en mer kostnadseffektiv lösning än att rekrytera en egen DPO.
Tänk på att personuppgifter för referenspersoner, fackliga representanter och era egna anställda också kommer behandlas i processen. Ha koll på era personuppgiftsbiträdesavtal och ta inte in fler personuppgifter än nödvändigt. För referenser kan ni till exempel använda ett externt referenstagningssystem som Refapp för att enklare hantera vilka uppgifter ni sparar, hur länge och under vilka förutsättningar.
Alice Zander är Talent Acquisition Manager på Legal Career och arbetar med juristrekrytering och onboarding av jurister. Vill du veta mer om Legal Career? Besök vår hemsida!
Kontakt
Konsultchef
Jag tog juristexamen 2018 och har tidigare arbetat som konsult och bolagsjurist med inriktning mot allmän affärsjuridik, immaterialrätt, IT-rätt och bolagsrätt. Mina tidigare uppdrags- och arbetsgivare inkluderar flera välkända internationella företag, bland annat Reckitt Benckiser och Microsoft. Utöver att arbeta som jurist har jag också varit VD för ett uppstartsbolag och drivit en IT-byrå som specialiserar sig på att tillhandahålla IT/ IP-stöd till små företag i Norden.
Min passion är att främja företagstillväxt och lösa komplexa problem och jag är särskilt dedikerad när jag kan samarbeta med människor och stödja entreprenörskap. Jag är känd för att leverera pålitliga resultat och högklassig service till mina klienter. Jag engagerar mig också aktivt i olika initiativ som främjar kvinnligt entreprenörskap och stöder olika organisationer i detta syfte.
Juristrekryterare
Jag tog juristexamen från Lunds universitet -91 och satt därefter ting i Varberg och arbetade några år på advokatbyrå. Den större delen av mitt yrkesliv har jag arbetat med försäkring, bland annat på SPP och Max Mathiessen.
Är bosatt i Halmstad och ansvarar för våra rekryteringar i västra och södra Sverige. Bland mina återkommande kunder finns bland annat Deloitte, Sergel, Litigate och Delphi. På fritiden spenderar jag tid med familjen och gillar resor, matlagning och löpning.
Juristrekryterare och affärsområdesansvarig
Jag tog juristexamen från Stockholms universitet 2016 och har tidigare varit VD för ett uppstartsbolag, drivit VR-event och arbetat en hel del med ledarskap, rekrytering och affärsutveckling. Är sedan 2021 affärsområdesansvarig för Legal Career och har gjort rekryteringsuppdrag för bland annat Entercard, Ark Kapital, Optio Investment Partners, SD Worx och Allente.
Har ett stort intresse för klättring och skidåkning och spenderar min fritid på klippor i Stockholm, Bohuslän, Norge och kebnekaisefjällen. Åker helst skidor i Riksgränsen och Abisko, gärna i dåligt väder och på dålig snö!
Talent Acquisition Manager
Jag har jobbat inom Blendow Group sedan 2021, först på BG Institute med kursverksamhet för jurister och därefter på Legal Career med rekrytering av jurister. Min utbildning har jag från Försvarshögskolan, där jag tog examen i statsvetenskap med inriktning krishantering och säkerhet 2022.
Som Talent Acquisition Manager har jag gjort rekryteringsuppdrag för företag inom såväl finansbranschen som mediebranschen och älskar att bygga långsiktiga relationer med både kunder och kandidater.
Mitt intresse för människor speglar sig också i mitt största fritidsintresse: att vara gruppträningsinstruktör! Att träna och utvecklas tillsammans med andra är otroligt kul och gör att jag har mer energi till allt annat i livet.
☎️0720709767
✉️alice.zander@legalcareer.se